L’archiviazione digitale è più semplice se dietro c’è un professionista. La soluzione di SGAService per l’archiviazione digitale dei documenti consente di ottenere una strategia valida e duratura nel tempo per archiviare qualsiasi tipo di documentazione e ottenerne vantaggi reali. Quali sono questi benefici e perché si riesce a ottenere un miglioramento della competitività aziendale?
I 5 vantaggi competitivi per chi passa dall’archiviazione digitale
Quali sono i vantaggi di chi passa all’archiviazione in formato Cloud o digitale? Prima di tutto, è importante fare la differenza con la dematerializzazione. La dematerializzazione non è digitalizzazione. Infatti, questa prima pratica consente di ottenere una copia non modificabile del foglio di carta, ottenendo dei PDF. In realtà sono delle immagini mascherate da documenti.
La digitalizzazione – quindi l’archiviazione in un formato digitale – consente di ottenere dei documenti facili da trovare, modificabili almeno in parte in base alle proprie esigenze e in linea con le normative vigenti. Perché ci sono reali vantaggi competitivi e quali sono?
1. La risposta a qualsiasi imprevisto
L’archiviazione in un supporto digitale offre la possibilità di rispondere in tempo reale a ogni richiesta di documento e da parte di chiunque. C’è un controllo di enti terzi? Di quale anno sono i documenti di cui hanno bisogno per il controllo? Senza raggiungere la sede dell’azienda e rallentarla, si può mandare tutto via PEC in formato digitale, proprio perché si è proceduto prima all’archiviazione.
2. La velocità della luce
Questa risposta immediata mostra subito anche il secondo vantaggio. La velocità nelle procedure burocratiche si estende a effetto domino su tutto l’archivio. Infatti, la velocità consentirà alle associazioni di offrire supporto immediato a più iscritti. Chiunque abbia uno studio professionale in ambito medico, commerciale, aziendale o legale scopre il vantaggio di sapere tutto dell’attività svolta per qualsiasi cliente in qualsiasi anno.
3. Un partner affidabile nel tempo per l’archiviazione digitale
Il servizio di SGA consente di ottenere un partner commerciale affidabile nel tempo. Infatti, ogni volta che ci sarà un documento e fino al termine della collaborazione, si otterrà sempre un supporto immediato. Qualsiasi documento si potrà ottenere via mail, con risultati di alto livello.
In più, chi utilizza il sistema in cloud può raggiungere immediatamente i risultati sperati, collegandosi con nome utente e password. In questo caso, la società che si occupa della documentazione lavora sul server per garantirne la funzionalità.
4. Il risparmio netto sul costo dell’affitto dei locali
La documentazione cartacea copre un suo spazio, che diventa sempre più opprimente nel corso degli anni. L’attività diventa un circuito tortuoso, realizzato con documenti pieni di polvere e difficilissimi da trovare. Il costo nascosto è nel canone di affitto. Quando ci sono davvero tanti documenti, si punta ad ampliare i locali commerciali.
Questi locali non servono a dare maggiore soddisfazione al cliente, oppure a migliorare la produttività o ancora la logistica. Sono necessari per i documenti. Le carte bollate diventano un costo di centinaia di euro al mese, senza produrre nulla, perché devono restare lì in caso di imprevisti.
Certo, anche un servizio di archiviazione documenti in digitale è un costo, ma ha i suoi vantaggi. Infatti, costerà sempre meno di un canone di affitto a 3-4 zeri. Oltre a questo, sarà utile per ottenere ulteriori lavori, incentivi e commesse. Quindi, il costo dell’investimento sarà ammortizzato da una migliore produttività aziendale.
5. La competitività immediata grazie all’accesso ai bandi pubblici
La competitività si misura in numero di progetti portati a termine e rispettivi guadagni. Questa metrica è molto importante per capire se e quanto un’azienda sta andando bene.
L’esigenza della Pubblica Amministrazione di rivolgersi sempre più di frequente a strumenti come la PEC e l’invio telematico della documentazione è sotto gli occhi di tutti. Per poter ottenere un finanziamento pubblico di qualsiasi tipo, i documenti che dimostrano i requisiti richiesti si mandano tutti per via telematica.
Se poi il documento dematerializzato pesa oltre a 10 MB, il peso è tale da impedire l’accesso al finanziamento, perché materialmente non si riesce a presentare la domanda. Questo è solo uno dei contesti nei quali ci si ritrova a dover fare affidamento su un supporto digitale che sia valido e che lo sia nel tempo.
L’archiviazione digitale non si può più rimandare. Lo sanno bene le aziende che hanno subìto un protesto e che trovano difficoltà nel cercare i documenti necessari per uscirne. In più, anche le attività della superpotenza cinese si stanno attrezzando per dotare i propri sistemi di archiviazioni informatiche, in grado di rispondere alla costante crescita richiesta dal mercato interno e non solo.
