Oramai tutto ciò che ci riguarda ed interessa, dai progetti importanti ai libri di studio, è contenuto in supporti digitali e device, e non più materialmente dentro un cassetto della scrivania. Tutto questo ha preso grande piede con l’avvento di internet e con progressi tecnologici importantissimi, spinto ovviamente dai molti vantaggi che l’archiviazione digitale offre. Niente più foto da stampare, librerie piene zeppe o pile su pile di documenti cartacei: ecco la rivoluzione dei digital asset.
Certo, questa continua digitalizzazione che ormai coinvolge tutti gli aspetti della vita di ognuno di noi non piace proprio a tutti, ma soprattutto in ambito aziendale è praticamente usata da chiunque. Un’azienda produce ogni giorno una quantità di documenti importanti e da conservare impressionante, che in formato cartaceo sarebbero davvero difficili da gestire. E tutto il mondo ci costringe praticamente ad essere digitali, perché ormai ogni cosa si svolge online, per cui adattarsi diventa quasi obbligatorio.
A questo punto, vediamo nello specifico cosa sono gli asset digitali della tua azienda e come gestirli al meglio per ottenere vantaggi in termini di business.
Cosa sono gli asset digitali
Se non vuoi usare l’inglese, puoi anche chiamarli risorse digitali. Ebbene, semplicemente, i digital asset sono tutti i contenuti e i documenti aziendali archiviati in maniera digitale. Tutto qui? In realtà sì, perché puoi considerare risorsa digitale file o fogli di Excel o Word, video e foto, software e qualsiasi altro documento tu abbia in formato digitale.
In realtà, in questo articolo parleremo di Digital Asset Management (DAM), ossia la gestione di queste risorse digitali, che però non si estende davvero a tutti i file digitali che un’azienda possiede, bensì solo a quelli che presentano queste tre caratteristiche:
- origine digitale, ossia non essere stati prima cartacei per poi essere convertiti;
- unicità;
- avere un valore specifico per l’azienda.
Gestire gli asset digitali
Eccoci però all’argomento che più interessa tutte le aziende: come si possono gestire in modo efficace questi digital asset? Ebbene, il modo migliore è sicuramente richiedere il supporto di una piattaforma come Dashero, che ti aiuterà a gestire tutte le risorse digitali della tua azienda.
Dopo aver trovato la giusta piattaforma, il primo passo nella gestione degli asset è quello di individuare solo quelli che hanno davvero valore. Questo perché, ovviamente, in ogni contesto, come quello di un’azienda specifica, esistono tantissimi asset digitali, e gestirli tutti sarebbe molto complesso oltre che oneroso. La gestione di queste risorse, infatti, dovrebbe riguardare solo quelle davvero importanti. Ad esempio, se la tua azienda di occupa di grafica o pubblicità avrà molto probabilmente in archivio centinaia di foto stock acquistate, che non rispondono certo al criterio di unicità, e non sono quindi asset digitali in senso stretto. Al contrario, e l’azienda ha partecipato ad un evento e scattato delle foto al proprio stand, queste ultime sono certamente risorse digitali da gestire. Oppure, ancora, c’è chiaramente differenza tra i documenti singoli che servono ad elaborare una presentazione oppure un progetto unico ed il risultato finale assemblato. Com’è evidente, solamente il documento finale è un digital asset, e non le sue parti o versioni non definitive.
Perché migliorano il business
Vediamo perché dovresti gestire gli asset digitali della tua azienda e quali benefici otterresti.
1) I file importanti ovunque. Grazie alla DAM i digital asset che ritieni importanti saranno sempre disponibili ed aggiornati per te e tutti i tuoi collaboratori, evitando così disguidi e problemi organizzativi.
2) Organizzazione semplice. Ricorderai sicuramente quando, ancora con i file cartacei, ritrovare un documento di anni prima fosse difficile. Con la DAM tutto questo è risolto: le risorse aziendali sono organizzate in modo intuitivo.
3) Gestione del marchio efficiente. Le piattaforme di gestione degli asset digitali hanno funzioni davvero innovative che ti permettono di promuovere il tuo marchio nel modo migliore.
